1. Kartlägg flödena — inte funktionerna
Skriv ned vad som faktiskt händer under en normal månad: kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton, löner, moms och rapportering. Antalet händelser och vem som utför dem är viktigare än en lång funktionslista.
- Hur många kundfakturor skickar du?
- Vem fotar och godkänner kvitton?
- Behöver du lön nu eller inom ett år?
- Arbetar en byrå i systemet?
2. Räkna på hela arbetsflödet
Ett lågt grundpris kan bli dyrt om bankkoppling, fakturering, kvittohantering eller support kräver tillval. Lägg också värde på din egen tid. En timmes extra administration varje månad kan väga tyngre än skillnaden mellan två abonnemang.
3. Testa en verklig vecka
Använd provperioden för att skapa en kundfaktura, registrera ett inköp, importera en bankhändelse och ta ut en rapport. Klicka inte bara runt i menyerna. Det är först i ett riktigt flöde som du ser om tjänsten känns logisk.
4. Kontrollera vägen ut
Fråga hur du exporterar bokföringsdata, bildunderlag och kundregister. Du ska kunna byta system eller byrå utan att tappa historik. Spara svaren tillsammans med avtalet.